Factura corectă: elementele care nu trebuie să lipsească

Pe scurt: o factură corectă identifică clar vânzătorul și cumpărătorul, descrie bunul sau serviciul, indică data, valoarea, taxa pe valoarea adăugată (dacă se aplică) și are un număr unic într-o serie. Dacă lipsește un element esențial, contabilul poate refuza documentul, iar cheltuiala poate fi pusă sub semnul întrebării la un control.

Pentru un antreprenor la început de drum, factura pare un simplu formular. În practică este documentul pe care se sprijină evidența contabilă, deducerea cheltuielilor și relația cu clientul. Regulile exacte depind de forma de organizare și de statutul fiscal, așa că ce urmează este o listă generală de verificare, nu un sfat individual.

Ce date de identificare apar pe factură

Factura trebuie să arate cine vinde și cine cumpără. Pentru o firmă, cauți denumirea completă, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare la registrul comerțului, sediul și, de regulă, contul bancar. Pentru persoanele fizice, datele solicitate sunt mai puține. Verifică atent ca denumirea cumpărătorului să fie exact cea din actele firmei tale, pentru că o literă greșită sau o formă juridică omisă poate cauza refuzul.

Numărul, seria și data facturii

Fiecare factură are un număr unic, în ordine cronologică, uneori însoțit de o serie. Numerotarea nu se sare și nu se refolosește. Data emiterii trebuie să corespundă momentului real, iar când data livrării sau prestării diferă, e bine să apară ambele. Dacă primești o factură cu număr dublat sau cu salturi nejustificate, cere clarificări furnizorului.

Descrierea bunurilor sau a serviciilor

Descrierea trebuie să permită oricui să înțeleagă ce s-a vândut. „Servicii diverse” sau „marfă” sunt formulări prea vagi. Pentru fiecare linie, apar cantitatea, unitatea de măsură, prețul unitar și valoarea totală. Pentru servicii, ajută menționarea perioadei sau a proiectului, precum și a contractului la care se referă.

Taxa pe valoarea adăugată și totalurile

Dacă emitentul este plătitor de TVA, factura arată baza de calcul, cota aplicată și valoarea taxei, plus totalul de plată. Dacă nu este plătitor, factura trebuie să respecte regulile pentru neplătitori, de exemplu o mențiune cu privire la statutul fiscal. Cotele și pragurile se modifică în timp, așa că le verifici la Agenția Națională de Administrare Fiscală sau cu un contabil autorizat.

Lista scurtă de verificare la primirea unei facturi

Înainte să plătești sau să predai documentul în contabilitate, parcurge lista:

• datele tale de identificare sunt scrise corect;
• numărul, seria și data sunt prezente și coerente;
• descrierea corespunde cu ce ai primit efectiv;
• calculele (cantitate înmulțită cu preț, plus taxă) ies la aceeași sumă;
• contul bancar și termenul de plată sunt clare.

O factură cu o eroare nu se corectează cu pixul. În mod normal, se emite o factură de stornare și una nouă, cu acordul contabilului.

Unde urmărești noutățile din zona business

Regulile fiscale se schimbă destul de des, iar un antreprenor are nevoie de surse la zi. Rubrica Business de pe Cluj Napoca NEWS adună subiecte despre economia locală și mediul de afaceri, iar pagina principală, Cluj Napoca NEWS, acoperă și administrația și comunitatea.

Întrebări frecvente

Pot emite factură fără contract?

Da, există vânzări simple fără contract scris. Pentru servicii recurente sau sume mari, un contract te protejează la neplată sau la dispute.

Cât păstrez facturile?

Perioadele de arhivare sunt stabilite de lege și diferă după tipul documentului. Întreabă contabilul sau consultă informațiile oficiale ale autorității fiscale.

Ce fac dacă am emis greșit o factură?

Nu o ștergi. Anunți clientul și contabilul și emiți documentele de corecție prevăzute de procedură.

La final, un obicei util: lucrează cu un model de factură verificat o dată de contabil, apoi copiază-l la fiecare emitere.