Cum alegi un contabil pentru firma ta: întrebări de pus înainte de contract

Pe scurt: alegi bine un contabil dacă îi ceri, înainte de contract, o listă clară a serviciilor incluse, a termenelor, a modului de comunicare și a costurilor suplimentare. Verifică și calificarea persoanei sau a firmei, plus cine răspunde în caz de greșeli. Un abonament ieftin, dar vag, poate ieși mai scump la final.

Pentru un antreprenor la început, contabilul este printre primii parteneri de încredere. De el depind declarațiile la timp, evidența corectă și liniștea la un eventual control. Ca să știi ce să te aștepți de la un abonament, vezi explicațiile din articolul ce include abonamentul de contabilitate și ce costă extra. Mai jos vezi întrebările pe care merită să le pui înainte de a semna.

Ce verifici despre contabil sau despre birou

Începe cu calificarea și experiența. În România, activitatea de expertiză contabilă și contabilitate este organizată prin organisme profesionale, iar contabilii pot fi membri ai acestora. Cere să vezi calitatea profesională, întreabă de experiența cu firme din domeniul tău și, dacă poți, cere o recomandare de la alți antreprenori. Legislația se schimbă des, deci contează și cum se ține la zi.

Ce servicii trebuie să fie scrise în contract

Contractul trebuie să spună clar ce intră în abonament. Verifică dacă sunt menționate:

• întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale la termen;
• evidența contabilă lunară și bilanțul anual;
• numărul de documente incluse în abonament și ce se întâmplă peste limită;
• întocmirea statelor de plată, dacă ai angajați;
• consultanța: câte discuții sau întrebări sunt incluse.

Ce costuri pot apărea suplimentar

Costurile ascunse apar, de obicei, din servicii neprevăzute în abonament: înființarea sau modificarea firmei, corecții ale documentelor, ședințe la cerere sau lucrări în afara programului. Cere o listă a tarifelor pentru aceste situații și întreabă cum se calculează costul când crește volumul de facturi.

Cum comunicați și cât de repede răspunde

Stabilește de la început canalele și timpii. Întreabă ce program are contabilul, în cât timp răspunde la mesaje și cum trimiți documentele: pe e-mail, într-o aplicație sau pe hârtie. Un termen intern mai devreme decât cel legal îți dă timp să corectezi lucrurile. Tot acum afli cine te înlocuiește la nevoie, dacă omul se îmbolnăvește sau pleacă în concediu.

Cine răspunde în caz de erori

Întreabă direct cum se acoperă greșelile contabilului. Unii profesioniști au o asigurare de răspundere profesională, iar contractul poate prevedea cine suportă penalitățile apărute din cauza unei erori a contabilului. Pe de altă parte, tu ești responsabil să furnizezi documente complete și la timp. Pentru aspecte concrete, discută cu un specialist.

Întrebare	De ce contează
Ce este inclus în abonament?	Previne costuri neașteptate
Cum se taxează serviciile extra?	Permite compararea ofertelor
În cât timp primești răspuns?	Contează la termene fiscale
Cum se rezolvă greșelile?	Clarifică responsabilitatea

Ce documente pregătești pentru prima întâlnire

La prima discuție, contabilul are nevoie de câteva informații de bază. Pregătește actele de înființare ale firmei, datele de contact, informații despre activitatea pe care o desfășori și, dacă există, extrasele de cont și facturile deja emise. Spune câți angajați ai sau câți urmează să ai, dacă vei vinde în afara țării și cât de multe facturi estimezi pe lună, pentru ca oferta să pornească de la nevoile tale reale.

Întrebări frecvente

Pot schimba contabilul oricând?

De regulă da, respectând termenul de preaviz din contract. Cere predarea documentelor și a registrelor și verifică încheierea corectă a lunii curente.

Trebuie să aleg un contabil din orașul meu?

Nu neapărat. Multe birouri lucrează la distanță, cu documente trimise electronic, dar întâlnirile directe pot ajuta la început.

Pot ține singur contabilitatea?

Pentru unele forme simple de activitate este posibil, dar cere părerea unui specialist sau a administrației financiare, pentru că regulile depind de tipul firmei.

Pentru ghiduri despre contabilitate și fiscalitate scrise pe înțelesul antreprenorilor, poți consulta și Contabil Romania.