Cum citești balanța de verificare: ghid pentru antreprenorul fără contabilitate
Află ce arată balanța de verificare, cum o citești pe coloane și ce semnale de alarmă să cauți înainte să discuți cu contabilul tău.
Pe scurt: balanța de verificare este o listă cu toate conturile firmei, cu soldurile și rulajele lor pe o perioadă. O citești verificând mai întâi dacă totalurile se echilibrează, apoi uitându-te la conturile mari: bani, clienți, furnizori, cheltuieli și venituri. Nu înlocuiește contabilul, dar te ajută să pui întrebări potrivite.
Mulți antreprenori primesc lunar o balanță și o pun deoparte pentru că arată ca un tabel de cifre fără sens. De fapt, ea este cea mai rapidă imagine a firmei, iar înțelegerea ei începe de la structura conturilor. Pe aceasta o explică pe larg articolul despre planul de conturi pe înțelesul antreprenorului; mai jos vezi cum se folosește în practică.
Ce este balanța de verificare
Balanța de verificare este un raport care listează fiecare cont folosit de firmă, împreună cu sumele înregistrate în el. Contabilul o scoate din programul de contabilitate, de obicei la sfârșit de lună. Ea servește la a verifica dacă înregistrările sunt corecte și la a pregăti situațiile financiare.
Cum se citesc coloanele
Fiecare rând al balanței este un cont, iar coloanele spun ce s-a întâmplat cu el în perioadă. Formatul poate varia puțin între programe, dar de regulă găsești:
- soldul inițial, adică ce avea contul la începutul perioadei;
- rulajul perioadei, adică sumele intrate și ieșite în lună;
- totalul sumelor, care combină soldul inițial cu rulajul;
- soldul final, adică ce rămâne la sfârșit, trecut ca debitor sau creditor.
Regula de bază este că totalul debitor trebuie să fie egal cu totalul creditor. Dacă nu se potrivesc, există o eroare de înregistrare care trebuie căutată.
Ce conturi merită privite primele
Primele sunt conturile care arată banii și datoriile, pentru că pe ele se văd cel mai repede problemele. Poți urmări în ordine:
- conturile de trezorerie, adică casa și băncile, pe care soldul trebuie să coincidă cu extrasele de cont;
- conturile de clienți, unde vezi cât ai de încasat și de la cine;
- conturile de furnizori, unde vezi ce ai de plătit;
- conturile de datorii către stat și către salariați;
- conturile de cheltuieli și de venituri, care arată dacă luna a fost pe plus sau pe minus.
Semnale care cer o discuție cu contabilul
Un semnal de alarmă este orice sold care nu are o explicație simplă. Câteva exemple frecvente sunt:
- un sold de casă negativ, ceea ce nu poate exista în realitate;
- clienți cu solduri vechi care nu s-au mișcat luni de zile;
- furnizori cu sold invers, adică plătiți în plus;
- o cheltuială neobișnuit de mare într-un cont în care nu te așteptai;
- conturi „de așteptare” sau „diverse” cu sume mari.
Un obicei lunar de zece minute
Cel mai bun obicei este să compari balanța cu ce știi deja din activitate. Verifică dacă încasările din bancă se regăsesc în venituri, dacă facturile mari ale lunii apar la furnizori și dacă soldul de bancă corespunde extrasului. Notează fiecare diferență și cere explicația în scris; răspunsul te ajută și la luarea deciziilor, nu doar la corectarea erorii.
Întrebări frecvente
Cât de des trebuie să cer balanța?
Lunar este suficient pentru majoritatea firmelor mici. Dacă ai multe tranzacții, poți cere una și la mijlocul lunii, cu mențiunea că este provizorie.
Este balanța același lucru cu bilanțul?
Nu. Balanța listează toate conturile cu sumele lor, iar bilanțul este o situație financiară anuală, mai sintetică, construită pe baza balanței.
Pot corecta singur o greșeală găsită în balanță?
Nu este recomandat. Corecțiile se fac prin note contabile, de către contabilul firmei, ca să rămână urma documentelor.
Cu timpul, citirea balanței devine un reflex, iar discuțiile cu contabilul se scurtează și devin mai utile; idei despre administrarea unei afaceri găsești și pe Blog Creativ. Pentru cerințele exacte ale firmei tale, ține cont de indicațiile contabilului autorizat și ale instituțiilor competente.
